¿Cómo elegir un PMS y un channel manager?

No hay uno mejor para todos, depende de tu tipo de alojamiento, del número de unidades y de lo que te exija la ley. Compara con la tabla de criterios de esta guía. Comprueba que reporte la TRA y el SIRE, que facture con la DIAN, que tenga los canales que usas, que no cobre comisión por reserva directa y que el precio sea claro, y pruébalo con tus datos. Las listas de mejores programas suelen escribirlas fabricantes o negocios de afiliación, así que conviene contrastarlas.

El PMS gestiona el alojamiento y el channel manager gestiona la venta en los canales. El PMS lleva reservas, habitaciones, check-in, cobros y facturas. El channel manager sincroniza tarifas y disponibilidad con Booking.com, Airbnb, Expedia y otros canales para evitar el overbooking. Lo ideal es que ambos, junto al motor de reservas de tu web, sean una sola herramienta.

Algunos proveedores ofrecen las tres piezas en una plataforma y otros las venden por separado. Pregunta qué módulos incluye el precio, cuáles se cobran aparte y si hay comisión por las reservas que entran por tu motor. Avirato ofrece PMS, channel manager y motor de reservas en una sola plataforma, con el motor y el channel manager sin comisión por reserva.

Debe enviar la Tarjeta de Registro de Alojamiento y reportar a los huéspedes extranjeros a Migración Colombia sin que lo hagas a mano. La TRA está prevista en el artículo 22 de la Ley 2068 de 2020, la puso en marcha el MinCIT y pide tener el Registro Nacional de Turismo activo. Pregunta si el envío es automático desde el check-in o si solo genera un archivo, y si recoge todos los datos obligatorios. Avirato indica en su web que envía la TRA y el SIRE desde el check-in. Confirma con su equipo qué cubre en tu caso.

Que facture de forma electrónica con integración con la DIAN, con facturas y notas crédito, y que te explique cómo es la habilitación del sistema. Pregunta si la integración es directa o por un tercero y qué cuesta. Avirato tiene integración directa con la DIAN. Consulta con tu contador qué obligaciones tienes en tu caso.

Pregunta a cada proveedor con cuál se integra y qué datos pasan a tu contabilidad. Avirato se integra con Siigo y con Alegra, que también se comunican con la DIAN, así que tu contador recibe las facturas sin copiarlas a mano.

El hospedaje está gravado con la tarifa general del IVA, del 19 %, y el servicio de restaurante y bar tributa con impuesto nacional al consumo del 8 %. Hay excepciones. Los hoteles inscritos en el Registro Nacional de Turismo prestan el servicio exento a los residentes en el exterior que lo acrediten, y la hotelería en San Andrés y Providencia y en algunos municipios de zonas de régimen aduanero especial está excluida del IVA. Confirma con tu contador cómo se aplican a tu alojamiento y pide a tu proveedor que el impuesto se configure por servicio y se actualice con la normativa.

Un acuerdo de tratamiento de datos, la ubicación de los servidores y los proveedores que intervienen. Tu software guarda documentos y datos personales de tus huéspedes, y la Ley 1581 de 2012 te exige tratarlos con autorización y con medidas de seguridad. Pregunta también cómo se eliminan los datos antiguos y cómo se atienden las solicitudes de tus clientes.

Depende del número de unidades, de los módulos y de la permanencia, y no todos los proveedores publican precio. Pide una cotización con tus habitaciones, qué incluye, qué se cobra aparte y cuánto dura el contrato. Las opciones sin costo suelen tener límites, así que comprueba qué incluyen y si cumplen la normativa. Avirato tiene planes publicados y 20 días de prueba.

Ninguna respuesta sirve sin comparar con tus criterios. Pide a cada proveedor lo mismo. Si reporta la TRA y el SIRE de forma automática, cómo se integra con la DIAN y con Siigo o Alegra, con qué canales se conecta, si cobra comisión por reserva directa, cuánto cuesta con tus habitaciones y qué permanencia tiene. Rellena la tabla de esta guía con sus respuestas, incluidas las de Avirato, y prueba con tus reservas las que mejor encajen.