¿Cómo elegir un PMS y un channel manager?

No hay uno mejor para todos, depende de tu tipo de alojamiento, del número de unidades y de las obligaciones legales que te toquen. Compara con la tabla de criterios de esta guía. Comprueba que tenga registro de viajeros automático, facturación conforme a la normativa, los canales que usas, ninguna comisión por reserva directa y un precio claro, y pruébalo con tus datos. Las listas de mejores programas suelen escribirlas fabricantes o negocios de afiliación, así que conviene contrastarlas.

El PMS gestiona el alojamiento y el channel manager gestiona la venta en los canales. El PMS lleva reservas, habitaciones, check-in, cobros y facturas. El channel manager sincroniza tarifas y disponibilidad con Booking.com, Airbnb, Expedia y otros canales para evitar el overbooking. Lo ideal es que ambos, junto al motor de reservas de tu web, sean una sola herramienta.

Algunos proveedores ofrecen las tres piezas en una plataforma y otros las venden por separado. Pregunta qué módulos incluye el precio, cuáles se cobran aparte y si hay comisión por las reservas que entran por tu motor. Avirato ofrece PMS, channel manager y motor de reservas en una sola plataforma, con el motor y el channel manager sin comisión por reserva.

Debe registrar los datos de los viajeros y comunicarlos a SES.Hospedajes de inmediato y, en todo caso, en un máximo de 24 horas desde la reserva y desde el inicio del servicio. Lo exige el Real Decreto 933/2021, y los datos se conservan tres años. Pregunta si el envío es automático por servicio web o si solo genera un fichero que tendrías que subir tú, qué pasa en Cataluña y País Vasco, y si recoge todos los datos obligatorios y la firma. Avirato indica en su web que envía los partes desde el check-in online. Confirma con su equipo qué cubre en tu caso.

Es el reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) y obliga a que el programa genere y guarde los registros de factura de forma segura. Según el calendario vigente en octubre de 2026, el 1 de enero de 2027 para quien tributa por Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028, pero aún no es norma. La AEAT no certifica programas, el fabricante emite una declaración responsable, que es lo que debes pedir. Verifica tu fecha con tu gestoría.

Si facturas a otras empresas, sí, con un calendario que depende de tu facturación. El Real Decreto 238/2026 da doce meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, es decir, hasta el 6 de octubre de 2027, a quien superó los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior, y veinticuatro meses, hasta el 6 de octubre de 2028, al resto. No afecta a las facturas a huéspedes particulares. Pregunta a tu proveedor si el PMS emitirá y recibirá factura electrónica entre empresas y para qué fecha.

El hospedaje hotelero tributa al 10 % según la Ley 37/1992. Para apartamentos y viviendas amueblados con servicios de hostelería o de hasta 30 noches (salvo la vivienda habitual del arrendador), el Real Decreto-ley 29/2026 los sujeta al 10 % desde el 1 de diciembre de 2026, pero está pendiente de convalidación en el Congreso, así que puede cambiar. En Canarias, Ceuta y Melilla se aplican otros impuestos. Comprueba con tu gestoría qué te corresponde y pide a tu proveedor que el tipo se configure por servicio y se actualice con la normativa.

Un contrato de encargado del tratamiento, la ubicación de los servidores y los subencargados. Tu PMS guarda documentos y datos de tus huéspedes, y el RGPD (artículo 28) te exige elegir un proveedor con garantías suficientes. Pregunta también cómo se borran los datos de viajeros pasados los tres años de conservación y cómo se ejercen los derechos de tus clientes.

Depende del número de unidades, de los módulos y de la permanencia, y no todos los proveedores publican precio. Pide un presupuesto con tus habitaciones, qué incluye, qué se cobra aparte y cuánto dura el contrato. Las opciones sin coste suelen tener límites, así que comprueba qué incluyen y si cumplen la normativa. Avirato tiene planes de pago publicados y 20 días de prueba.

Ninguna respuesta sirve sin comparar con tus criterios. Pide a cada proveedor lo mismo. Si envía el parte de viajeros a SES.Hospedajes de forma automática, dónde está su declaración responsable de Verifactu, con qué canales se conecta, si cobra comisión por reserva directa, cuánto cuesta con tus habitaciones y qué permanencia tiene. Rellena la tabla de esta guía con sus respuestas, incluidas las de Avirato, y prueba con tus reservas las que mejor encajen.