Como escolher um PMS e um channel manager.

Depende do seu alojamento, não há um único. Compare com a tabela de critérios desta guia e experimente cada ferramenta com os seus dados. Para um alojamento local com poucas unidades pesam a faturação, o SIBA e o channel manager. Para um hotel independente pesam o PMS completo e o motor de reservas. Para uma gestora com muitas unidades pesam os proprietários, as limpezas e a escala. Peça a cada fornecedor, por escrito, o que cobre da lei portuguesa.

Em regra, sim. O Decreto-Lei n.º 28/2019 (artigo 4.º) obriga a usar apenas programas certificados pela Autoridade Tributária quem tenha tido um volume de negócios superior a 50 000 € no ano anterior, quem use programas informáticos de faturação ou quem esteja obrigado a ter contabilidade organizada, ou a tenha escolhido. Segundo as perguntas frequentes da AT, estas condições não são cumulativas e basta que se verifique uma. Por isso quem usa um programa de faturação deve usar um certificado, e convém confirmar o seu caso com um contabilista certificado. A AT publica a lista dos programas certificados, e pode verificar lá o número do seu fornecedor.

É o código único do documento, obrigatório desde 1 de janeiro de 2023 nas faturas e documentos fiscalmente relevantes de todos os sujeitos passivos de IVA. Segundo as perguntas frequentes da AT aplica-se independentemente do meio de processamento, do volume de negócios e do regime de tributação. Os programas certificados imprimem também o código QR e não deixam excluir documentos ou séries. Quem está obrigado comunica à AT as faturas emitidas desde 2023 até ao dia 5 do mês seguinte, por web service, por ficheiro SAF-T (PT) ou por inserção direta no Portal das Finanças.

Por cada hóspede estrangeiro, incluindo os da União Europeia, preenche-se um boletim de alojamento (um cônjuge ou um membro do grupo pode assinar pelos acompanhantes). O alojamento comunica a entrada e a saída em 3 dias úteis (Lei n.º 23/2007, artigo 16.º), e a via eletrónica é o SIBA. O envio faz-se pelo portal, por ficheiro ou por web service, e este último exige registo prévio do estabelecimento. As unidades de alojamento local indicam o número de RNAL no registo. A falta de comunicação é uma contraordenação, com coimas de 100 € a 2 000 € consoante o número de boletins em falta (artigo 203.º). Um bom software recolhe os dados no check-in online e envia-os sem trabalho manual.

Não, o SEF já não existe. Foi substituído em 29 de outubro de 2023 (Decreto-Lei n.º 41/2023), e as suas funções administrativas passaram para a AIMA. Hoje a Lei n.º 23/2007 manda os estabelecimentos registarem-se como utilizadores do SIBA junto da UCFE, a Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros, no Sistema de Segurança Interna, e o aviso RGPD do SIBA indica a UCFE como responsável pelos dados dos boletins. Muitos fornecedores falam ainda em «comunicação ao SEF» ou em «comunicação à AIMA», e parte do portal do SIBA mantém o nome antigo. Por isso pergunte sempre a que sistema envia de facto o programa e peça a confirmação por escrito.

Segundo uma informação vinculativa da AT, o alojamento em estabelecimentos hoteleiros ou similares, alojamento local incluído, está na taxa reduzida, que no continente é de 6 % (verba 2.17 da Lista I do Código do IVA). A limpeza segue a mesma taxa quando faz parte da prestação de alojamento, e a taxa normal se for um serviço autónomo. Trata-se de uma informação dada a um contribuinte concreto, não de uma norma geral, e as regiões autónomas podem fixar taxas diminuídas (Código do IVA, artigo 18.º, n.º 3). Confirme com o seu contabilista e peça um software que permita uma taxa por linha.

Cada município fixa a sua taxa, por isso o valor, a idade mínima, o máximo de noites e as isenções variam. Consulte o regulamento do seu município no Diário da República ou no seu site, porque os valores mudam. Convém que o software calcule a taxa por município, a mostre numa linha separada na fatura e ajude a prestar contas. Pergunte ao fornecedor como o faz, porque é das funções mais específicas de Portugal.

Sim, o alojamento local tem de estar registado antes de explorar, e não se pode anunciar nem intermediar um alojamento sem registo ou com o registo desatualizado. O regime vigente é o Decreto-Lei n.º 128/2014, alterado pela Lei n.º 56/2023 e pelo Decreto-Lei n.º 76/2024, de 23 de outubro. Este último revogou a validade de 5 anos dos registos, e quem ainda lê guias antigas pode ver essa renovação como obrigatória. O RNAL mostra também a validade do seguro de responsabilidade civil, e a sua falta é motivo de cancelamento do registo pelo município.

Sim, em regra precisa das três funções, e o ideal é que venham numa só plataforma. O PMS gere reservas, check-in, cobranças e faturas. O channel manager sincroniza tarifas e disponibilidade com os canais, e o motor de reservas permite vender direto no seu site. Se vierem de fornecedores diferentes, pergunte quem trata das falhas entre eles e quem cobra o quê.

Pode servir, mas verifique-o ponto por ponto. Peça ao fornecedor, por escrito, o número de certificado da AT, o envio ao SIBA, o cálculo da taxa turística municipal, o IVA por linha e o suporte em português. Se alguma destas peças depender de um terceiro, pergunte quanto custa e quem responde quando falha. Aplique a mesma tabela a todos, a Avirato incluída, e experimente com os seus dados antes de decidir.